Pelelangan Tender

Pelelangan Tender
Tata Pelelangan Tender yang harus dilakukan yaitu sebagai berikut di bawah ini.
  • Perencanaan pekerjaan yang akan dilelang tender.
  • Dokument pekerjaan yang akan dilelang :
a. Gambar pelaksanaan Secara detail
b. BQ ( Bill Quantity )
c. Spesipikasi teknis
- Ketentuan materi yang akan digunakan ( Merk / Speck )
- Ketentuan pekerjaan ( Schedule )
d. R.K.S.
  • Koordinasi Intern Owner membahas pekerjaan yang akan dilelang
- Team perencana ( User )
- Team pengadaan ( Purchasing )
- Team Audit ( Budget kontrol )
- Team Keuangan.

TEAM TERSEBUT DIATAS DISEBUT MANAJEMENT
  • Undangan tender ke Kontraktor.
  • Rapat tender Owner ( User ) dan kontraktor
Anutzuizing ( Penjelasan Tender )
a. Masalah administrasi
- Bentuk kontrak yang akan dibuat
- System pembayaran.
- Waktu pelaksanaan pekerjaan.
- Usulan kontraktor.
b. Survey lapangan ( Pencocokan gambar dengan kondisi lapangan yang akan dilaksanakan dan penghitungan ulang BQ final antara kontraktor penerima tender dengan pemberi kiprah ) dan dibuatkan Berita Acara Anutzuizing untuk contoh pembuatan kontrak.
  • Penawaran harga dari kontraktor.
  • Undangan Negosiasi tender.
  • Buka tender ( menentukan pemenang pekerjaan ).
  • Pembuatan Berita Acara Negosiasi dan penunjukan pemenang.
  • Pembuatan Kontrak Kerja ( SPK, Perjanjian Kerja Sama atau PO )
Apabila ingin mengikuti tender pelelangan yang dilaksanakan oleh kementerian, departemen, lembaga, atau instansi ada beberapa hal yang harus dimiliki dan diketahui, sehingga kita sanggup mengikuti atau bersaing untuk memenangkan tender tersebut, yaitu:
  1. Memiliki Usaha baik dalam bentuk Comanditer atau perorangan, yang akan kita bahas yaitu perjuangan perseroan comanditer. Untuk mempunyai perseroan comanditer diharuskan dua orang atau lebih . Caranya mudah, tiba saja ke Notaris dengan membawa KTP yang masih berlaku. Biayanya berkisar antara Rp. 250.000,- hingga Rp. 500.000,- (tahun 2010) tergantung dari notarisnya dan hasil negosiasi. Kemudian daftarkan dipanitera pengadilan Setempat.
  2. Daftarkan ke kantor pelayanan pajak terdekat untuk medapatkan NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) Badan. Biasanya kalo urus sendiri tidak dipungut biaya, cukup menyiapkan materai secukupnya.
  3. Daftarkan ke instansi yang sanggup mengeluarkan SITU, SIUP, TDP, SIUJK . biasanya dikeluarkan oleh Dinas Koperasi, Perindustrian dan Perdagangan. biayanya tergantung tempat masing-masing.
  4. Daftarkan Ke Asosiasi, untuk pengadaan barang asosiasinya menyerupai Ardin, Ardin R, Aspanji, Arpabpi, dan banyak lagi, untuk jasa Konstruksi anda sanggup mendaftar ke Gapensi, Gapeknas, Gapeksindo dan lain-lain. Untuk jasa Konsultan sanggup didaftarkan di IKI, Pertindo dan Lain-lain. biayanya juga beragam. Setelah mempunyai semua yangtersebut diatas kita sudah sanggup mengikuti pelelangan sesuai dengan kompentensi yang telah dimiliki.
Hal-hal yang perlu diperhatikan yaitu sesudah anda mempunyai Perseroan Komanditer dan terdaftar di kantor Pelayanan Pajak maka setiap Bulan anda berkewajiban untuk melaporkan pajak masa setiap bulannya dan SPT tahunan, Meskipun Nihil. Karena Apabila anda tidak melaporkan pajak masa atau spt tahunan, anda akan terkena sanksi, yaitu denda untuk pelaporan pajak masa PPN sebesar Rp. 500.000,- perbulan. dan untuk SPT sebesar 1 juta. untuk pelaporan pajak PPN masa terakhir tanggal 20 pada bulan depannya, misalkan pajak masa bulan Januari, maka terakhir masa pelaporan pajaknya yaitu tanggal 20 februari, anda terlambat sehari maka hukuman akan dikenakan. Untuk SPT tahunan pelaporan pajaknya terakhir tanggal 31 April, contohnya untuk tahun pajak 2010, maka terakhir pelaporan pajaknya pada tanggal 31 april 2011.

Pengadaan Barang dan Jasa - Proses pengadaan barang dan jasa di pemerintahan dikala ini memasuki sebuah babak baru, yaitu dengan mulai diterapkannya pengadaan barang/jasa berbasis elektronik atau e-procurement.

Apa yang dimaksud dengan e-procurement ?

E-Procurement atau lelang secara elektronik yaitu proses pengadan barang/jasa dalam lingkup pemerintah yang memakai perangkat teknologi informasi dan komunikasi dalam setiap proses dan langkahnya.

Dasar aturan pelaksanaan e-procurement yaitu UU No. 11 Tahun 2008 perihal ITE, Perpres No. 54 Tahun 2010 dan Peraturan Kepala LKPP No. 1 Tahun 2011 perihal Tata Cara e-Tendering.

Secara umum, e-procurement sanggup dilakukan melalui 2 cara, yaitu e-tendering dan e-purchasing. E-Tendering yaitu proses pengadaan barang/jasa yang diikuti oleh penyedia barang/jasa secara elektronik melalui cara satu kali penawaran, sedangkan E-Purchasing yaitu proses pengadaan barang/jasa yang dilakukan melalui katalog elektronik.

E-Tendering sama persis dengan pola pengadaan yang selama ini dilaksanakan secara manual, perbedaannya hanya seluruh tahapan dilaksanakan secara elektronik, sedangkan E-Purchasing memakai cara yang sama sekali berbeda. Pengguna barang/jasa tinggal menentukan barang/jasa yang diinginkan melalui katalog elektronik yang terbuka serta transparan. Katalog ini disusun oleh LKPP melalui sebuah kontrak payung kepada Produsen atau penyedia utama, sehingga harga yang ditawarkan dipastikan jauh lebih rendah dibandingkan harga pasaran.

Bagaimana perbedaan antara E-Procurement dengan Pengadaan konvensional ? Saya akan coba memaparkan pada beberapa tahapan utama.

1. Persiapan

Tahap ini khusus untuk PPK dan Panitia. Yang perlu diperhatikan pada tahapan ini yaitu dokumen pemilihan. Dokumen untuk e-proc dengan konvensional amat berbeda, utamanya pada tahapan pengadaan, penyampaian dokumen dan bentuk surat penawaran serta lampirannya.

2. LPSE

Pelaksanaan pengadaan secara elektronik membutuhkan sebuah unit khusus di pemerintahan, unit tersebut berjulukan Layanan Pengadaan Secara Elektronik disingkat LPSE. LPSE inilah yang berfungsi sebagai penghubung antara PPK/Panitia dengan Penyedia Barang/Jasa melalui aplikasi e-procurement.
LPSE bertugas untuk membangun sistem e-proc, memperlihatkan username dan password kepada semua pihak yang terlibat, memperlihatkan training kepada semua pihak yang terlibat, serta menjaga, merawat, dan memperbaiki sistem e-procurement.
Oleh lantaran itu, apabila ada yang hendak melaksanakan lelang secara elektronik, atau hendak ikut lelang yang dilaksanakan secara elektronik, silakan menghubungi LPSE terdekat atau LPSE yang melaksanakan pengadaan barang/jasa.

3. Pengumuman

Pengumuman lelang e-procurement berbeda dengan lelang konvensional. Kalau lelang konvensional, pengumumannya sanggup dilihat di halaman depan Portal LPSE pada fitur “Cari Lelang Non Eproc”. Sedangkan pada lelang e-proc, pengumumannya akan tampil di halaman depan Portal LPSE di bawah goresan pena “e-Procurement”. Pengumuman yang lebih rinci dan detail sudah dimasukkan pada sistem LPSE. Termasuk jadwal pemilihan mulai pengumuman hingga penandatanganan kontrak, nilai pagu, bahkan hingga ke persyaratan kualifikasi.

4. Pendaftaran

Proses registrasi lelang mengalami perubahan yang cukup signifikan. Dalam sistem manual, panitia harus menyiapkan meja dan bangku khusus untuk mendapatkan pendaftar, juga harus ada orang yang menjaga untuk mendapatkan pendaftar, serta menyiapkan formulir registrasi untuk diisi oleh calon penyedia barang/jasa. Dari sisi penyedia barang/jasa juga harus menyiapkan Surat Kuasa yang bermaterai jikalau yang mendaftar bukan eksekutif atau yang berada di dalam akte, dan persyaratan lainnya.
Namun, dengan sistem e-proc, registrasi dilakukan secara online saja. Dari sisi panitia tidak melaksanakan apa-apa, cukup melihat layar monitor sekali-sekali untuk mengecek jumlah pendaftar, dan dari sisi penerima cukup login memakai username dan password yang telah dimiliki, membaca pengumuman lelang dan syarat-syaratnya, kemudian mengklik tombol daftar pada lelang tersebut. Dengan mengklik tombol daftar, maka secara otomatis sudah dilakukan penandatanganan Pakta Integritas juga.
Makara tidak perlu meja pendaftaran, tidak perlu fotokopi SIUP, tidak perlu tiba jauh-jauh ke kantor pelaksana lelang, dan cukup dilakukan dari kantor penyedia masing-masing sambil bersantai minum kopi.

5. Aanwijzing

Tahapan ini merupakan “momok” bagi panitia pengadaan di beberapa daerah. Mengapa menjadi momok? Karena pada tahapan inilah seluruh pihak-pihak yang terlibat berkumpul pada satu tempat, termasuk seluruh pendaftar yang berasal dari calon penyedia barang/jasa.

Hal ini lantaran ada pihak-pihak tertentu yang memang menginginkan adanya keributan sehingga pembahasan dokumen pemilihan menjadi tidak efektif.

Dengan sistem e-procurement, tidak dilakukan tatap muka pada tahapan ini. Masing-masing pihak cukup berada di depan komputer mereka. Penjelasan, pertanyaan dan tanggapan dilakukan secara online. Bentuknya menyerupai mengisi komentar pada facebook. Panitia dan seluruh pendaftar pada lelang tersebut bisa saling bertukar penjelasan, pertanyaan, dan jawaban. Dengan cara menyerupai ini, tidak ada kontak fisik yang terjadi, dan tidak ada emosi yang tertumpah.

Tanya jawab dilakukan hingga batas waktu Aanwijzing selesai. Apabila jadwalnya telah selesai, maka secara otomatis penyedia tidak bisa mengirimkan pertanyaan lagi, namun panitia masih punya waktu minimal 1 jam untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan pada final waktu. Tugas berikutnya bagi panitia yaitu menyusun adendum dokumen pengadaan yang selanjutnya diunggah pada sistem LPSE.

Satu lagi, lantaran seluruh komunikasi telah tercatat pada sistem, maka gosip kegiatan Aanwijzing hanya ditanda tangani oleh Panitia Lelang dan diupload, tidak perlu ada tandatangan saksi, dan ketidakhadiran Aanwijzing.

6. Pemasukan Dokumen

Di dalam sistem lelang konvensional, kita mengenal sistem satu sampul, dua sampul, dan dua tahap. Untuk e-procurement dikenal yang namanya satu file dan dua file. Yang dulunya berupa sampul, kini berganti menjadi file. Dengan sistem ini, maka penyedia tidak perlu repot-repot menyiapkan dana untuk fotokopi semua dokumen pendukung kualifikasi (Akta, SIUP, kontrak-kontrak, dan lain-lain) serta dokumen manajemen maupun teknis. Di beberapa lelang yang saya ikuti, dokumen ini kadang tingginya bisa mencapai setengah meter dan beratnya berkilo-kilogram.

Seluruh dokumen yang sifatnya fisik, diganti menjadi elektronik dalam format PDF atau JPEG.

Dari semua dokumen itu, hanya 1 yang bentuknya masih harus secara fisik, yaitu Jaminan Penawaran dan tidak dikirimkan ke panitia pengadaan melainkan dititipkan ke LPSE penyelenggara.

Satu yang WAJIB diperhatikan oleh penyedia, mohon seluruh dokumen yang akan dikirim tidak dikompres menjadi file ZIP atau kompresi lainnya menyerupai TAR atau RAR, lantaran ini akan menyebabkan dokumen tersebut tidak sanggup dibuka oleh panitia.

Sistem e-proc telah menyediakan sebuah aplikasi khusus yang akan menggabungkan seluruh file yang akan dikirim sekaligus melaksanakan enskripsi data biar kondusif dari “kejahilan” dunia maya. Aplikasi ini dibentuk oleh Lembaga Sandi Negara dan sanggup diunduh pada akun masing-masing penyedia. Setelah dikompres dan dienskripsi, maka seluruh dokumen yang sudah disiapkan (dokumen administrasi, teknis dan harga untuk sistem satu sampul; dan dokumen manajemen dan teknis untuk dua sampul) akan menjadi 1 (satu) file saja. Inilah yang disebut dengan sistem satu file, dan ini yang dikirim ke panitia untuk dilakukan evaluasi.

7. Pembukaan Dokumen

Dalam sistem konvensional, tahap ini menjadi “momok” yang kedua sesudah Aanwijzing. Hal ini lantaran kembali seluruh penyedia barang/jasa berkumpul disatu tempat untuk menyaksikan pembukaan dokumen pengadaan masing-masing. Setelah dibuka, kemudian kelengkapan seluruh dokumen dicek satu persatu didepan seluruh panitia dan peserta. Disini sering terlihat sesama penerima akan saling menjatuhkan dan sikut-sikutan. Perbedaan yang tidak signifikan dan tidak substansial sering dipaksakan untuk menjadi alasan ketidaklengkapan dokumen penerima lainnya.

Dalam sistem e-proc, tidak ada “kumpul-kumpul rekanan” pada satu tempat. Karena pada tahapan ini yang dimaksud pembukaan artinya benar-benar hanya membuka dokumen yang telah dikirimkan oleh penerima pengadaan. Seluruh file yang telah dikirimkan oleh peserta, hanya sanggup dibuka pada waktu yang telah ditentukan, yaitu pada dikala pembukaan dokumen. Pembukaan filenya juga tidak bisa memakai aplikasi sembarangan, melainkan juga harus memakai aplikasi yang dibentuk oleh Lembaga Sandi Negara.

Jadi, Berita Acara Pembukaan Dokumen hanya ditanda tangani oleh Panitia Lelang dan diupload, tidak ada tandatangan 2 orang saksi, dan tidak ada kumpul-kumpul pada tahapan ini di sistem e-proc.

8. Evaluasi

Tahapan penilaian antara sistem konvensional dengan sistem e-proc sama saja. Yaitu sama-sama mengusut dokumen dari peserta. Yaitu dokumen administrasi, teknis, harga, dan kualifikasi. Bedanya, pada sistem konvensional, panitia melihat dokumen fisik, sedangkan pada sistem e-proc, panitia melihat layar komputer atau layar LCD Projector.

Kalau mau dicetak juga bisa, tapi akan boros kertas dan tidak bermanfaat, lantaran nanti sesudah dicetak akan dibuang kembali.

Salah satu persamaan lainnya adalah, panitia tetap diwajibkan untuk menciptakan Berita Acara Evaluasi dan Berita Acara Hasil Pelelangan, lantaran kedua Berita Acara ini harus diunggah ke dalam sistem dan nanti akan sanggup diunduh oleh penerima lelang sesudah pengumuman pemenang.

9. Penetapan Pemenang

Pada tahapan ini di dalam sistem pengadaan konvensional, Ketua Panitia akan menciptakan surat penetapan pemenang dan 2 cadangan.

Pada sistem e-proc, seluruh kegiatan tadi dilaksanakan hanya dengan klik pada tombol mouse dan sedikit pengetikan pada keyboard. Ketua panitia mengklik pada nama penerima yang ditetapkan sebagai pemenang. Secara otomatis penerima yang sudah disetujui akan menjadi pemenang dan tinggal menunggu jadwal pengumuman untuk ditampilkan.

10. Pengumuman

Pada sistem konvensional, pengumuman dipasang pada papan pengumuman di institusi masing-masing maupun di portal LPSE. Sedangkan untuk sistem e-procurement, pengumuman pemenang sanggup dilihat pada website LPSE serta seluruh penerima akan dikirimi email secara resmi yang berisi pengumuman pemenang.

Pengumuman tidak hanya berisi nama perusahaan pemenang, melainkan juga akan memperlihatkan siapa saja yang kalah, mengapa hingga kalah, gugurnya pada tahapan mana, kenapa hingga gugur dan berapa harga masing-masing peserta. Jadi, setiap penerima tidak akan berpraduga yang tidak-tidak mengenai hasil pengadaan. Masing-masing secara terbuka akan mengetahui kesalahannya.

11. Sanggah

Dari 2 tahapan sanggah (sanggah awal dan sanggah banding), e-procurement hanya melaksanakan 1 tahap saja, yaitu sanggah awal. Sanggahan hanya sanggup dilakukan oleh perusahaan yang memasukkan dokumen penawaran. Sanggahan ini juga hanya sanggup dilihat oleh perusahaan yang memperlihatkan sanggahan. Sistemnya menyerupai dengan aanwijzing tetapi lebih dibatasi. Panitia juga hanya bisa menjawab sanggahan ini sebanyak 1 (satu) kali saja.

Apabila penerima lelang tidak puas dengan tanggapan Panitia, maka sanggup melaksanakan sanggah banding yang kembali kepada sistem konvensional, yaitu melalui surat kepada PA/KPA/Kepala Daerah dan ditembuskan kepada Inspektorat (APIP).

Demikian goresan pena singkat mengenai e-procurement, semoga bermanfaat.

Terungkapnya nuansa korupsi dan nepotisme dalam proses tender pengadaan barang dan jasa oleh pemerintah, menyebabkan problem ini tidak akan pernah lepas dari kontroversi. Terlebih munculnya kiprah Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) yang banyak berperan dalam mengamankan uang negara dalam proses pengadaan barang dan jasa. Seolah kiprah KPK memberi cita-cita dalam pencucian proses pengadaan barang dan jasa pemerintah, sehingga pelaku penyedia barang dan jasa lainnyapun sanggup mengikuti.Tidak banyak informasi yang sanggup kita peroleh dari media-media yang membahas perihal bagaimana alur proses dan persyaratan tender pengadaan barang dan jasa pemerintah yang bahu-membahu sesuai peraturan yang berlaku. Pengadaan barang dan jasa sudah diasumsikan sarat dengan KKN. Sehingga tidak sedikit pelaku bisnis yang merasa enggan menjamahnya. Sesungguhnya, dibalik kontroversi tersebut terdapat penawaran peluang bisnis yang sangat besar. Misalnya untuk tahun 2009, total Anggaran Belanja Negara hasil revisi mencapai Rp 988,1 Triliun dan peluang ini bahu-membahu ditujukan bagi UMKM, perusahaan kecil dan koperasi.

Pada setiap awal tahunnya, selalu dimarakkan dengan peluang bisnis dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah. Bisnis ini bukan sekedar bisnis yang main-main, lantaran uang yang dikeluarkan mencapai triliunan rupiah. Sangat disayangkan, bila peluang bisnis tersebut berlalu begitu saja, sedangkan banyak pelaku bisnis yang bahu-membahu potensial dan berkompeten, namun belum bisa memahami proses tender tersebut dengan baik. Apalagi tender, ditujukan terutama untuk perusahan-perusahaan kecil, contohnya UMKM. Peluang bisnis yang ditenderkan bagi penyedia barang dan jasa, antara lain:
  1. Jasa Konsultan,
  2. Katering,
  3. Pengadaan komputer dan asesorisnya,
  4. Jasa pembuatan kegiatan dan aplikasi komputer (IT),
  5. Periklanan,
  6. Pengadaan furnitur,
  7. Pengadaan mesin-mesin dan perangkat elektronik,
  8. Kendaraan bermotor, menyerupai mobil, motor dan truk,
  9. Jasa cetak mencetak,
  10. Jasa penginapan,
  11. Penyediaan jasa sarana seminar dan pelatihan,
  12. Studi kelayakan,
  13. Pembangunan infrastruktur, menyerupai gedung, jembatan dan jalan,
  14. Jasa pengepakan, Dan sebagainya.
Pertimbangkanlah untuk mengikuti peluang bisnis ini. Karena peluang tersebut ditujukan untuk UMKM, perusahaan kecil dan koperasi. Sebagai pelaku bisnis UMKM, Anda perlu tahu perihal kiat sukses ikut tender dan penyusunan dokumen lelang secara efektif bagi calon peserta. Setelah itu, penerima lelang sanggup menyusun dokumen lelang secara selektif dan mendapatkan penilaian yang tinggi sehingga berpeluang besar untuk memenangkan lelang pengadaan barang dan jasa.

Dalam mengikuti proses tender, Anda akan mendapatkan banyak manfaat menyerupai :
  1. Memahami tatacara dan proses pengadaan barang dan jasa,
  2. Mengetahui jenis-jenis dokumen lelang,
  3. Menyusun dokumen lelang secara efektif, dan Memahami ketentuan-ketentuan kontrak.